Beratung und kundenspezifisches Angebot

Nach Kontaktaufnahme und einem persönlichen Gespräch erstellt EXTERN ein kundenspezifisches Angebot für Sie. Wir unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen Gerätetechnik sowie der für Sie besten Vertragsgestaltung. Wir dokumentieren die Versorgungs- und Nutzerstruktur Ihrer Liegenschaft und suchen zusammen mit Ihnen nach dem optimalen jährlich wiederkehrenden Ablesetermin.

Gemeinsam finden wir durch Gespräche die passende Lösung für Ihre kostenoptimierte und rechtssichere Abrechnung und helfen Ihnen, mögliche Fehler zu erkennen und zu vermeiden. Wir rechnen genau das ab, was Sie benötigen. Entweder einzelne Leistungen wie Heizkosten, Wärme, Wasser oder Paketleistungen wie die Gesamtkosten für ein Haus.

Montage und Datenaufnahme vor Ort

Nach eingegangener Auftragserteilung wird ein Montagetermin vereinbart. Die fachgerechte Montage und Datenaufnahme der Gerätetechnik ist Voraussetzung für einen reibungsfreien Ablauf bis hin zur korrekten Abrechnung.

EXTERN nimmt im Rahmen der Montagearbeiten eine Identifizierung der Heizkörpertypen vor und ermittelt alle benötigten Daten zur Bewertung der Heizkörper mit Wattleistung und KC-Werten.

Darüber hinaus führen wir eine Datenaufnahme für vorhandene Heizungsanlagen, Warmwasserbereiter, Rohrleitungssysteme für die Legionellenuntersuchung, Wärmepumpen und Solarspeicher durch.

Ablesen oder Auslesen der Zählerstände

Über den Ablesetermin werden der Vermieter und die Mieter per Hausaushang mindestens 14 Tage vor dem eigentlichen Termin informiert. Bei der Ablesung notiert unser Ableser den Verbrauch bzw. Zählerstand. Sollten Sie die Selbstablesung mit uns vereinbart haben, erhalten Sie Ableselisten von uns zur Verfügung gestellt.

Bei installierter Funkmesstechnik im ganzen Objekt entfällt die Information über den Ablesetermin per Hausaushang, da kein Mieter mehr vor Ort sein muss. Durch das Auslesen der Zählerstände ohne Betreten der Wohnung sind lästige Absprachen Ihrer Mieter mit dem Arbeitgeber und zusätzliche Nachtermine mit uns nicht mehr notwendig.

Verarbeitung der Kostenaufstellung und Nutzerliste

Mit den Anmeldeunterlagen bekommt jeder Vermieter/Hausverwalter die benötigten Formulare zur Abrechnungsvorbereitung. In diesen Formularen werden alle angefallenen Kosten (Brennstoffbezüge, Betriebsstrom bei Hausnebenkosten Wasser, Versicherungen, Grundsteuer etc.) eingetragen. Auf der Nutzerliste werden eventuelle Nutzerwechsel vermerkt und weitere Größen wie Wohnfläche und Vorauszahlungen aufgeführt. Nach dem Eintragen aller Angaben sind die Formulare an EXTERN zurückzusenden. Unsere Mitarbeiter überprüfen Ihre Angaben auf Plausibilität und warnen bei zu extremen Abweichungen zum Vorjahr. Zur Übermittlung Ihrer Daten an uns haben Sie die Wahl:

  • Formulare in Papierform

  • Internet via Online-Portal myEXTERN

  • Elektronischer Datenaustausch per E-Mail oder Datenträger

Abrechnungserstellung

Nach Sammlung aller Unterlagen werden die Daten in unserer Abrechnungssoftware aufbereitet. Wir prüfen die Heizkostenabrechnung auf Plausibilität und wenn wir einen Fehler für möglich halten, dann treten wir mit Ihnen in Kontakt. Mit der EXTERN-Abrechnung erhalten Sie als Hilfsmittel eine statistische Auswertung Ihrer Abrechnung – aufgeschlüsselt auf alle beteiligten Kostenarten und Wohnungsnutzer.

Die Heiz- oder Hausnebenkostenabrechnung beinhaltet eine Gesamtabrechnung für den Vermieter/Hausverwalter sowie für jeden Mieter eine leicht verständliche und gut nachvollziehbare Nutzerabrechnung. Sie erhalten Ihre Abrechnung so aufbereitet, dass Sie unsere Ausdrucke direkt an Ihre Mieter verschicken können. Gern liefern wir Ihnen unsere Heiz- und Betriebskostenabrechnung via E-Mail und auch im Online-Portal myEXTERN stehen diese Dokumente zum Download bereit.