Beratung und kundenspezifisches Angebot
Nach Kontaktaufnahme und einem persönlichen Gespräch erstellt EXTERN ein kundenspezifisches Angebot für Sie. Wir unterstützen Sie bei der Wahl der richtigen Gerätetechnik sowie der für Sie besten Vertragsgestaltung. Wir dokumentieren die Versorgungs- und Nutzerstruktur Ihrer Liegenschaft und suchen zusammen mit Ihnen nach dem optimalen jährlich wiederkehrenden Ablesetermin.
Gemeinsam finden wir durch Gespräche die passende Lösung für Ihre kostenoptimierte und rechtssichere Abrechnung und helfen Ihnen, mögliche Fehler zu erkennen und zu vermeiden. Wir rechnen genau das ab, was Sie benötigen. Entweder einzelne Leistungen wie Heizkosten, Wärme, Wasser oder Paketleistungen wie die Gesamtkosten für ein Haus.
Montage und Datenaufnahme vor Ort
Nach eingegangener Auftragserteilung wird ein Montagetermin vereinbart. Die fachgerechte Montage und Datenaufnahme der Gerätetechnik ist Voraussetzung für einen reibungsfreien Ablauf bis hin zur korrekten Abrechnung.
EXTERN nimmt im Rahmen der Montagearbeiten eine Identifizierung der Heizkörpertypen vor und ermittelt alle benötigten Daten zur Bewertung der Heizkörper mit Wattleistung und KC-Werten.
Darüber hinaus führen wir eine Datenaufnahme für vorhandene Heizungsanlagen, Warmwasserbereiter, Rohrleitungssysteme für die Legionellenuntersuchung, Wärmepumpen und Solarspeicher durch.
Ablesen oder Auslesen der Zählerstände
Über den Ablesetermin werden der Vermieter und die Mieter per Hausaushang mindestens 14 Tage vor dem eigentlichen Termin informiert. Bei der Ablesung notiert unser Ableser den Verbrauch bzw. Zählerstand. Sollten Sie die Selbstablesung mit uns vereinbart haben, erhalten Sie Ableselisten von uns zur Verfügung gestellt.
Bei installierter OMS-Funkmesstechnik im ganzen Objekt entfällt die Information über den Ablesetermin per Hausaushang, da kein Mieter mehr vor Ort sein muss. Durch das Auslesen der Zählerstände ohne Betreten der Wohnung sind lästige Absprachen Ihrer Mieter mit dem Arbeitgeber und zusätzliche Nachtermine mit uns nicht mehr notwendig.
Das Open Metering System (OMS) ist eine offene und standardisierte Kommunikationsarchitektur, welche die Verbrauchsdaten aller Energiesparten (Elektrizität, Gas, Wärme und Wasser – im Metering und Submetering) in ein System integriert. Sie kann daher von allen Interessenten ohne Einschränkung verwendet werden. Die herstellerübergreifende und patentfreie OMS-Systemspezifikation beschreibt den Kommunikationsweg von einem OMS-Gerät (z. B. einem Wasserzähler) und dem im Haus installierten Kommunikationssystem in beide Richtungen. Das Open Metering System (OMS) ist grundsätzlich überall anwendbar, wo Messwerte auf dem Wege der Zählerfernauslesung übertragen werden sollen. Da alle Geräte nach OMS-Spezifikation nach demselben Protokoll kommunizieren, können Geräte unterschiedlicher Hersteller und Versorgungssparten problemlos in einem System zusammenarbeiten (Interoperabilität). Zusätzlich ist OMS mit dem internationalen Kommunikationsstandard für Gebäudetechnik KNX kompatibel. Damit wird eine direkte Einbindung von Gebäudeautomation, Energiemanagement und Smart-Home-Systemen möglich. Die Kommunikation basiert auf der M-Bus-Norm. Eine geräteindividuelle Verschlüsselung der Verbrauchsdaten auf Basis gebräuchlicher Algorithmen ist Bestandteil der OMS-Spezifikation, um die Anforderungen an Datensicherheit und Zugriffsschutz zu berücksichtigen.
Quelle: OMS-Group e. V., unter: https://oms-group.org/ (22.06.2020)
Das Walk-by System ermöglicht – quasi im Vorbeigehen – eine ebenso kostengünstige wie einfache Zählerablesung mittels eines mobilen Ablesesystems. Dabei muss der Ableser noch nicht einmal mehr die Wohnung des Mieters betreten. Er kann seine Arbeit in den für jedermann zugänglichen Bereichen des Gebäudes erledigen. Tut er dies in kleineren Anlagen, kann er die Daten in den meisten Fällen sogar schon außerhalb des Gebäudes empfangen. Der mobile Datensammler nimmt die Funktelegramme auf und leitet sie an das Tablet weiter – vollkommen drahtlos. Wenn regelmäßig (z. B. monatlich) Daten benötigt werden, können die Messgeräte jederzeit durch den nachträglichen Einbau von fest montierten Submetering-Gateways vom Walk-by-System auf die automatisierte Fernauslesung aufgerüstet werden.
Mit dem Gateway als Kernstück des automatisierten Fernauslesesystems können alle im Haushalt durch Messgeräte erfasste Verbrauchswerte und drahtlos gesendet werden, die in der entsprechenden Anlage installiert sind. Das Gateway verfügt durch einen ständigen Datenaustausch zwischen den Geräten über alle Verbrauchsinformationen. Die Auslesung kann per Schnittstelle am Gateway, per Funk vom (stehenden) Auto aus oder über Modem- / IP-Schnittstelle ganz aus der Ferne erfolgen. So vielfältig dieses Prinzip auch ist, so simpel ist es in der Anwendung. Von der einfachen Installation der Messgeräte und Gateways bis zur selbstkonfigurierenden Funktechnik.
Verarbeitung der Kostenaufstellung und Nutzerliste
Mit den Anmeldeunterlagen bekommt jeder Vermieter/Hausverwalter die benötigten Formulare zur Abrechnungsvorbereitung. In diesen Formularen werden alle angefallenen Kosten (Brennstoffbezüge, Betriebsstrom bei Hausnebenkosten Wasser, Versicherungen, Grundsteuer etc.) eingetragen. Auf der Nutzerliste werden eventuelle Nutzerwechsel vermerkt und weitere Größen wie Wohnfläche und Vorauszahlungen aufgeführt. Nach dem Eintragen aller Angaben sind die Formulare an EXTERN zurückzusenden. Unsere Mitarbeiter überprüfen Ihre Angaben auf Plausibilität und warnen bei zu extremen Abweichungen zum Vorjahr. Zur Übermittlung Ihrer Daten an uns haben Sie die Wahl:
Abrechnungserstellung
Nach Sammlung aller Unterlagen werden die Daten in unserer Abrechnungssoftware aufbereitet. Wir prüfen die Heizkostenabrechnung auf Plausibilität und wenn wir einen Fehler für möglich halten, dann treten wir mit Ihnen in Kontakt. Mit der EXTERN-Abrechnung erhalten Sie als Hilfsmittel eine statistische Auswertung Ihrer Abrechnung – aufgeschlüsselt auf alle beteiligten Kostenarten und Wohnungsnutzer.
Die Heiz- oder Hausnebenkostenabrechnung beinhaltet eine Gesamtabrechnung für den Vermieter/Hausverwalter sowie für jeden Mieter eine leicht verständliche und gut nachvollziehbare Nutzerabrechnung. Sie erhalten Ihre Abrechnung so aufbereitet, dass Sie unsere Ausdrucke direkt an Ihre Mieter verschicken können. Gern liefern wir Ihnen unsere Heiz- und Betriebskostenabrechnung via E-Mail und auch im Online-Portal myEXTERN stehen diese Dokumente zum Download bereit.